Kopiersysteme

Kopiersysteme sind hochkomplexe Kopierer die neben kopieren auch faxen, drucken und scannen können. Üblich sind Kopiersysteme im A4 und A3 Format. Mit speziellen Einzugssystemen sind sowohl kleinere (A5) oder größere (A2, A1) Formate händelbar. Um für alle anfallenden Aufgaben in einem normalen Bürobetrieb gerüstet zu sein, lassen sich Kopiersysteme individuell mit zusätzlichen Funktionen aufrüsten. Zum Beispiel kann man mit einem Originaleinzug mehrere Seiten eines Dokumentes ohne manuelles Nachführen kopieren. Mit der Duplexeinheit lassen sich 2-seitige Dokumente kopieren und auch bedrucken, ohne manuell das Papier zu wenden. Die Faxfunktion dient dem automatischen Versenden von eingescannten Dokumenten.

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Kopiersysteme – Datensicherheit im Büro

In den meisten Büros befinden sich die Geräte nicht direkt am Arbeitsplatz. Im Zuge von Optimierungen sollen Kopiersysteme für viele Nutzer leicht erreichbar sein. Daher stehen Kopiersysteme oft an Stellen die von Allen genutzt werden können. Das sind Flure, Eingangsbereiche oder unbeobachtete Abstellkammern. Kopiersysteme sind wahre Alleskönner und erfüllen in Unternehmen vielfältige Zwecke. Dafür sind sie mit den jeweiligen Computern vernetzt und können von überall angesteuert werden. Um zu verhindern, dass sensible Daten und Informationen an einem Ort ausgedruckt werden, der vom Absender schwer erreichbar ist, sollten Kopiersysteme den einzelnen Nutzern zugeordnet werden.

Der Schutz der Firmendaten, Personalinformationen und Kundendaten sollte vor Komfort und schnellem Arbeiten gehen. Dazu gibt es Eckpunkte für den Einsatz von digitalen Kopiersystemen.

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  • Nutzung nur durch berechtigte Personen ermöglichen
  • Ändern der Standardpasswörter
  • Umgang mit Kopiergut
  • Fehlkopien datenschutzgerecht vernichten
  • Rückstellung (das Kopiersystem sollte nach dem Gebrauch wieder in den Ausgangszustand zurück gesetzt werden)
  • Einsatz des Kopierers als Abteilungsdrucker
  • Nicht benötigte Dienste abschalten
  • Verschlüsselte Ablage der Daten
  • Löschen der Daten
  • Sicherheitsupdates
  • Wartungspasswörter
  • Rückgabe, Verkauf und Entsorgung

Gerade der Umgang mit personenbezogenen Daten und sonstiger schützenswerter Daten ist essentiell für den Datenschutz. Dazu gehören: Bewerbungen, Gehaltsbescheinigungen, Fotos, Kontoauszüge, medizinische Berichte und Gutachten, Führungszeugnisse oder Strafbefehle, Asylanträge, Ausschreibungs- oder Buchhaltungsunterlagen, Rechenschaftsberichte, Entwicklungskonzepte und Patentunterlagen.