Output Management

Output Management (OM) ist ein Vorgang, bei dem sämtliche elektronisch oder physisch vorliegenden Dokumente innerhalb eines Unternehmens an die entsprechenden internen und externen Empfänger verteilt werden. Wichtig hierbei sind die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung der Dokumente. Im Allgemeinen wird unter einem Output Management das papierlose Büro verstanden. Das bedeutet, richtig umgesetztes Output Management führt zu einer messbaren Kostenreduzierung – Einsparungen von bis zu 30% sind möglich. Die Einsparungen beziehen sich in erster Linie auf zwei Faktoren: Zeit und Druckkosten. Durch ein Output Management kommen Dokumente schneller zu betreffenden Person, somit entfallen die mehrmaligen Durchläufe in verschiedenen Postkörben (Eingangsstempel, Postbuch). Dadurch, dass die gleichen Dokumente, nicht von mehreren Personen ausgedruckt werden, reduzieren sich die Druckkosten.

Angebote für Kopierer Jetzt vergleichen kostenlos und unverbindlich

Output Management – Quantitative und Qualitative Ziele

Ein Output Management wird durch die Einführung eines einheitlichen Output Management Systems (OMS) realisiert. Mit der Einführung eines OMS können eine Reihe von quantitativen Zielen erreicht werden. Neben den schon erwähnten Druckkosteneinsparungen sind das die Reduzierung von Lagerhaltungskosten, von Überschussproduktionen an Papier und Broschüren sowie eine Reduzierung von Hard- und Softwarekosten. Zu letzteren gehört die Aufwertung vorhandener Drucker und Kopierer und eine somit höhere Verfügbarkeit der Systeme (Hochleistungsdrucker). Durch Sendungszusammenführungen können Portokosten optimiert und gesenkt werden.

Angebote für Kopierer Jetzt vergleichen kostenlos und unverbindlich

Mit einem Output Management System (OMS) lassen sich ebenso viele qualitative Ziele verwirklichen. Eine zentrale Dokumenten- und Formularverwaltung bewirkt zum einen die Auflösung physischer Formularverwaltung und Formularbevorratung und zum anderen die Vermeidung von Formularvordrucken. Des Weiteren ist ein Unternehmen nicht mehr an eine Plattform gebunden, zum Beispiel lassen sich PDFs an vielen unterschiedlichen Plattformen ausdrucken. Man wird dadurch unabhängiger von Lösungsanbietern mit spezieller Hard- und Software. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass sämtliche Dokumente ein einheitliches Erscheinungsbild haben. Jeder Brief, jedes Dokument weist nun ein Corporate Identity konformes Layout auf. Gerade Unternehmen mit einem ausgeprägten Costumer Relationship Management (CRM) werden es sehr schätzen, dass mit einem OMS die Korrespondenz mit Kunden schnell und zuverlässig archiviert, zugeordnet und aufbereitet werden kann.